Vykročte vstříc interaktivní správě dat

Začněte svá data spravovat interaktivně a přeměňte své Power BI reporty s pomocí Power Apps Write-Back

„Můžu si data upravovat přímo v Power BI reportu?“

„Jak můžu ve svém BI nástroji komentovat a dělat poznámky nad daty?“

„Dá se rozpočet nebo finanční plán upravit v reálném čase?“

„Je možné spravovat inventář přímo v Power BI?“

Pokud jste si někdy kladli tyto nebo podobné otázky, jste tu správně.

V prudce dynamickém světě business intelligence (BI) již statické reporty nestačí. Manažeři, analytici a rozhodovatelé potřebují data nejen vizualizovat, ale také s nimi přímo interagovat. Právě to již dnes umožňuje v Power BI reportech provádět proces zvaný zpětný zápis (Write-Back). Integrace Power BI s Power Apps pomáhá transformovat reporty v dynamické a interaktivní nástroje umožňující správu dat v reálném čase. Pojďme prozkoumat, jak velkou změnou je tato integrace pro všechny, od rutinních uživatelů reportů až po BI profesionály!

Scénáře a příklady použití

Praktické scénáře zahrnující zpětný zápis dat sahají od nejjednodušších úkonů, jako například editace či mazání vybraných řádků v datasetu, po úkony komplexní, kam může patřit například vytvoření dynamické sekce s komentáři založené na filtrovaných datech.

Mezi časté příklady využití Write-Back patří:

Management projektů – aktualizace stavu, řešení problémů a správa zdrojů se díky přímému vkládání dat a jejich vizualizaci stávají mnohem jednoduššími.

Správa inventáře – jednoduchá úprava stavu a detailů zboží umožňuje mít okamžitý přehled o stavu inventáře a rychle reagovat na změny

Poznámky a komentáře uživatelů – uživatelé Power BI reportů mohou k datům přidávat poznámky a komentáře jako vysvětlivky u potenciálních anomálií. To pomáhá rozhodovatelům mít co nejlepší přehled o aktuálních podmínkách.

Správa akvizic a dodavatelů – jednoduchá úprava informací o dodavatelích, objednávkách a rozvrzích dodávek přímo v Power BI zajišťuje, že akviziční analýzy jsou založeny na nejčerstvějších datech.

Správa majetku a infrastruktury – přímo do Power BI je možné jednoduše zavést aktuální informace o stavu majetku, údržbě a případných opravách, což pomáhá například zkrátit nedostupnost zdrojů při údržbě.

Klíčové funkce a výhody

• Integrace Power Apps přímo do Power BI reportů vám přinese hladce ovladatelné uživatelské rozhraní s intuitivním a efektivním dojmem.
• Zpětný zápis přes Power Apps umožňuje vkládat a upravovat data za chodu, aby vaše reporty vždy odrážely nejaktuálnější informace. Už nikdy nebudete muset rozhodovat na základě zastaralých dat.
• Díky široké nabídce možných úprav na míru si můžete integraci přizpůsobit pro svůj konkrétní případ a zaručit, že s daty lze pracovat v souladu s vaší interní logikou.
• Spolu s Power Automate můžete vylepšit své interní procesy spouštěním na základě vkladu či úpravy dat. Velká část jednotlivých kroků v procesech se tím automatizuje, a vy se můžete věnovat urgentnějším záležitostem.
• Implementací validačních pravidel zajistíte, že pracujete s přesnými a důvěryhodnými daty.
• Větší interaktivita vede k většímu zapojení uživatelů a motivuje k většímu zájmu o data. Navíc čím méně času strávíte správou dat, tím více času máte na jejich analýzu a získávání informací z nich.
• Vytvořením sjednocené platformy pro vklad dat v Power BI se zpětným zápisem v Power Apps minimalizujete riziko izolace jednotlivých týmů a aktérů a podpoříte vznik a vývoj společné datové strategie.

Jak integrace s Power Apps funguje

Implementace zpětného zápisu dat skrze Power Apps začíná přidáním Power Apps vizualizace do Power BI reportu. Vizualizace se konfiguruje natažením potřebných proměnných z datasetu, čímž dojde k propojení Power BI a Power App. Jakmile jsou data připravena, můžete kliknout na vizualizaci a vybrat možnost vytvoření nové aplikace.

Následně budete přesměrováni do Power Apps Studio, kde nastavíte konkrétní parametry nové aplikace v závislosti na vašem konkrétním případu. K integraci Power BI s novou aplikací pak dochází okamžitě.

Jakmile dokončíte nastavení aplikace a propojíte ji se zdroji dat, uložíte ji, což aplikaci zpřístupní pro interakce v rámci Power BI. Uživatelé mohou začít pracovat s aplikací přímo v reportu, a jimi vložená data se ihned propíšou do příslušných zdrojů dat. Je nutné zajistit, aby se report při těchto změnách obnovoval: tím zaručíte, že se změny projeví ihned.

Za zvážení mimo jiné stojí také otázka nastavení bezpečnosti: možnost propisovat data do zdrojů by měli mít jen konkrétní uživatelé. Oprávnění lze spravovat na několika úrovních: konfigurací Power BI rolí, udělením rolí v Power Apps, zabezpečením zdrojů dat, využitím autentifikace skrze Azure Active Directory nebo skrze oprávnění v rámci prostředí.

Cenové podmínky a licence Power Apps

Licenci k Power Apps lze získat jako součást licencí Microsoft Office 365. Ta ovšem umožňuje využívat jen standardní služby jako OneDrive, Outlook a Sharepoint, nikoli však prémiové konektory, které jsou v tomto případě potřeba. Pro ty je nutné zakoupit zvláštní licenci. Ty lze platit buď za jednotlivé uživatele, nebo za konkrétní aplikace, což umožňuje jistou míru flexibility v závislosti na složitosti konkrétního případu.

• Licence Power Apps Premium (dříve „Per user plan“) začíná na 20 dolarech měsíčně za jednoho uživatele. Tato varianta nabízí neomezený počet aplikací a portálů, a tak se vyplatí především organizacím s větším počtem aplikací a měnící se mírou jejich využití. Pro organizace s více než 2000 licencemi cena za uživatele klesá na 12 dolarů.
• Alternativou je licence Power Apps Per App s měsíční cenou 5 dolarů za aplikaci a uživatele. Ta se vyplatí především ve chvíli, kdy potřebujete pouze několik konkrétních aplikací.

Při rozhodování, kterou licenci zvolit, berte v potaz klíčové faktory, které ovlivní její cenu: počet uživatelů, počet aplikací a požadovanou úroveň funkcionality a integrace. Prémiové konektory, dodatečné uložiště a jiné pokročilé funkce mohou cenu také zvýšit. Veškeré zde uvedené ceny jsou platné k 1. prosinci 2024.

Shrnutí: Je to nutnost, nebo to nestojí za řeč?

Propojení Power BI a Power Apps zcela mění klasický BI reporting tím, že ze statických dat dělá interaktivní a dynamické nástroje. Ačkoli se implementace neobejde bez určitých výzev a prvotní nastavení může být poměrně složité, dlouhodobé výhody a nové možnosti, které toto propojení přináší, je zdaleka převyšují, a integrace Power Apps by tak měla být součástí každé progresivní BI strategie. Lze ji tedy doporučit každé firmě, která chce být o krok napřed v oblasti business intelligence.

Jak to vidíte vy? Jste připraveni proměnit své reporty v interaktivní nástroje pro správu dat? Ponořte se do toho ještě dnes!