Podmínky účasti na eventech
Tyto zásady upravují podmínky registrace a účasti na eventech pořádaných společností Cross Masters s.r.o. (dále jen „Pořadatel“) a zásady zpracování osobních údajů související s těmito eventy. Registrací, účastí nebo jinou participací na eventu Účastník potvrzuje, že se s těmito zásady seznámil a bere jej na vědomí.
1. Identifikace pořadatele a kontakty
Pořadatel a správce osobních údajů
Cross Masters s.r.o., IČO: 28192648
Sídlo: Plynární 1617/10, 170 00 Praha 7, Česká republika
Zapsáno v OR vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 131862
Kontaktní údaje
E-mail: info@crossmasters.com
Telefon: +420 720 941 756
Adresa: Plynární 1617/10, 170 00 Praha 7, Česká republika
2. Definice
Event
Akce pořádaná Pořadatelem, prezenčně, online nebo hybridně, včetně doprovodných aktivit, komunikace a souvisejících služeb.
Účastník
Fyzická osoba, která se registruje, účastní se, vystupuje nebo jinak participuje na Eventu.
Osobní údaje
Informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě ve smyslu GDPR.
3. Podmínky registrace a účasti
3.1 Přijetí a změny podmínek
Účast na Eventu je podmíněna seznámením se s těmito zásadami. Pořadatel je oprávněn zásady přiměřeně měnit, zejména z důvodu změn právních předpisů, organizace Eventu nebo používaných nástrojů. Aktuální znění bude zveřejněno v komunikačních kanálech k Eventu (např. registrační stránka, potvrzovací e-mail). Změny se uplatní od okamžiku zveřejnění; na již probíhající Event se použije znění účinné ke dni registrace, není-li nutné uplatnit změny z důvodu zákonné povinnosti nebo bezpečnosti.
3.2 Registrace, kapacita, odmítnutí a zrušení
Účast může být podmíněna registrací a potvrzením registrace Pořadatelem. Pořadatel může registraci odmítnout, omezit nebo zrušit, zejména z kapacitních, organizačních, bezpečnostních nebo compliance důvodů, nebo při porušení těchto zásad. Pokud je Event zrušen nebo přesunut, Pořadatel poskytne přiměřenou informaci v dostupných kanálech. Event je bezúplatný; nevzniká nárok na náhradu nákladů Účastníka (zejména cestovné, ubytování, ušlý čas), ledaže Pořadatel výslovně písemně stanoví jinak.
3.3 Věk a způsobilost
Účastník musí být starší 18 let, není-li u konkrétního Eventu výslovně uvedeno jinak.
3.4 Bezúplatnost a absence nároků
Účast na Eventu je zdarma. Účastí nevzniká Účastníkovi žádný nárok, zejména na odměnu, náhradu nákladů, kompenzaci, budoucí plnění, uzavření smlouvy, zaměstnání, spolupráci, zakázku, slevu ani jiné zvýhodnění.
3.5 Změny programu
Pořadatel je oprávněn měnit obsah, program, řečníky, termín, místo nebo formu Eventu (prezenčně/online), zejména z provozních, technických nebo bezpečnostních důvodů.
4. Pravidla chování a bezpečnost
4.1 Kodex chování
Účastník je povinen chovat se slušně, bezpečně a s respektem. Zakázáno je obtěžování, diskriminace, výhrůžky, agresivní chování, narušování průběhu Eventu, neoprávněný zásah do technických prostředků (u online formy), porušování práv třetích osob a jakékoli protiprávní jednání.
4.2 Oprávnění pořadatele zasáhnout
Pořadatel je oprávněn Účastníka bez náhrady vykázat z Eventu, zrušit registraci, odepřít vstup nebo odpojit z online platformy, pokud Účastník poruší tyto zásady, pokyny Pořadatele nebo ohrozí bezpečnost či průběh Eventu.
4.3 Pokyny místa konání a odpovědnost Účastníka
Účastník je povinen dodržovat pokyny Pořadatele a pravidla místa konání (včetně požárních a bezpečnostních předpisů). Účastník odpovídá za škodu, kterou způsobí Pořadateli nebo třetím osobám v souvislosti se svou účastí, v rozsahu stanoveném právními předpisy.
5. Záznamy, fotografie a užití podobizny
5.1 Pořizování záznamů pořadatelem
Pořadatel a jím pověřené osoby mohou pořizovat fotografie, audio/video záznamy a jiné výstupy z Eventu, na nichž se může objevit obraz, hlas, jméno nebo projevy Účastníka.
5.2 Rozsah užití záznamů
Pořadatel zpracovává a užívá záznamy:
- pro dokumentaci a interní vyhodnocení na základě oprávněného zájmu Pořadatele
- pro komunikaci a propagaci Pořadatele a Eventů, typicky na základě oprávněného zájmu Pořadatele; v případech vyžadovaných právními předpisy (zejména u individuálně zvýrazněných portrétů v marketingu) na základě souhlasu
Užití může probíhat zejména na webu, sociálních sítích, v tiskových materiálech, prezentacích a e-mailové komunikaci Pořadatele. Účastník bere na vědomí, že mu za takové užití nenáleží odměna, pokud se Pořadatel a Účastník výslovně písemně nedohodnou jinak.
5.3 Námitka a žádost o omezení zveřejnění
Účastník může vznést námitku proti zpracování záznamů založenému na oprávněném zájmu, případně požádat o omezení zveřejnění konkrétního výstupu. Pořadatel námitku posoudí a vyhodnotí s ohledem na oprávněné zájmy, povahu publikace a technické možnosti. U online kanálů třetích stran bere Účastník na vědomí, že úplné odstranění může být omezeno (sdílení, reposty, cache).
5.4 Nahrávání účastníky a důvěrnost
Pořizování záznamů Účastníky může být Pořadatelem omezeno nebo zakázáno; režim může být oznámen předem nebo na místě. Účastník je povinen respektovat práva duševního vlastnictví, ochranu osobnosti a případnou důvěrnost sdělení. U online Eventů je zakázáno sdílet přístupové údaje, obcházet zabezpečení nebo narušovat platformu.
6. Duševní vlastnictví a materiály
6.1 Práva k obsahu
Veškerý obsah poskytnutý v rámci Eventu (prezentace, texty, videa, značky, know-how, záznamy, software) může být chráněn právem duševního vlastnictví Pořadatele, partnerů nebo třetích osob.
6.2 Povolené užití
Pokud není výslovně uvedeno jinak, Účastník smí materiály využít pouze pro osobní, nekomerční účely a pouze v rozsahu nezbytném pro účast na Eventu.
6.3 Zákaz neoprávněného šíření
Účastník nesmí bez předchozího písemného souhlasu oprávněných osob materiály kopírovat, šířit, veřejně sdělovat, upravovat, překládat, prodávat ani jinak komerčně využívat.
7. Odpovědnost a vyloučení záruk
7.1 Poskytnutí „tak, jak je“
Event a související služby a informace jsou poskytovány „tak, jak jsou“ s ohledem na jejich povahu; Pořadatel neposkytuje záruky nad rámec zákona.
7.2 Omezení odpovědnosti
V maximálním rozsahu dovoleném právními předpisy Pořadatel neodpovídá za nepřímé škody, ušlý zisk, ztrátu dat a následné či zvláštní škody vzniklé v souvislosti s účastí na Eventu nebo jeho zrušením či změnou. Tím není dotčena odpovědnost za škodu způsobenou úmyslně nebo z hrubé nedbalosti a práva, která nelze vyloučit.
7.3 Osobní věci
Účastník odpovídá za své osobní věci. Pořadatel neodpovídá za ztrátu, odcizení nebo poškození věcí Účastníka, pokud takovou odpovědnost nelze vyloučit jen v rozsahu stanoveném právními předpisy.
8. Vyšší moc
Pokud Pořadatel nemůže Event uskutečnit z důvodů mimo jeho přiměřenou kontrolu (např. živelní událost, válka, terorismus, epidemie/pandemie, zásah orgánů veřejné moci, výpadek dopravy nebo služeb třetích stran, rozsáhlé technické výpadky), může Event zrušit, přerušit, přesunout nebo změnit jeho formu. Pořadatel tímto není v prodlení a nenese odpovědnost za související škody v rozsahu dovoleném právními předpisy.
9. Zásady zpracování osobních údajů pro eventy
9.1 Účely zpracování
Pořadatel zpracovává osobní údaje zejména pro:
- registraci, vedení seznamu účastníků a organizaci Eventu
identifikace, potvrzení registrace, správa kapacity, organizační informace - komunikaci před, během a po Eventu
změny programu, podpora, odpovědi na dotazy - bezpečnost a ochranu oprávněných zájmů
prevence zneužití registrací, řešení incidentů, ochrana majetku a osob - dokumentaci a prezentaci Eventu
foto/video/audio výstupy dle čl. 5 - vyhodnocení a zlepšování Eventů
zpětná vazba, statistiky účasti, interní analýzy - marketingovou komunikaci
informování o budoucích akcích a nabídce služeb Pořadatele (viz 9.4)
9.2 Kategorie zpracovávaných údajů
Pořadatel může zpracovávat zejména:
- identifikační údaje
jméno, příjmení, případně přezdívka na badge - kontaktní údaje
e-mail, telefon - profesní údaje
společnost/organizace, pozice, obor zájmu (pokud poskytnuto) - údaje o účasti
registrace, docházka, volby programu, komunikace s Pořadatelem - záznamy z Eventu
fotografie, video, audio, chatové příspěvky (u online platformy) - technické údaje u online registrace/přístupu
IP adresa, údaje o zařízení/prohlížeči, logy, cookies (pokud jsou využity)
9.3 Právní základy zpracování
Pořadatel zpracovává údaje na základě:
- plnění smlouvy a předsmluvních opatření (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)
zajištění registrace a účasti, poskytování informací o Eventu - oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)
organizace, bezpečnost, prevence zneužití, interní vyhodnocení, ochrana práv a majetku, základní komunikace k Eventu, běžná dokumentace - souhlasu (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR)
tam, kde je vyžadován (typicky marketingové oslovování nad rámec zákonných podmínek nebo individuálně zvýrazněné využití podobizny v marketingu)
9.4 Marketingová komunikace
Marketingová komunikace není podmínkou účasti na Eventu, pokud není u konkrétní registrace výslovně uvedeno jinak v souladu s právními předpisy. Pořadatel může zasílat obchodní sdělení:
- na základě souhlasu Účastníka (opt-in), pokud je vyžadován
- nebo v případech dovolených právními předpisy (např. vůči existujícím kontaktům za splnění zákonných podmínek), s možností jednoduchého odhlášení
Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování před odvoláním.
9.5 Příjemci a zpracovatelé
Osobní údaje mohou být zpřístupněny:
- interně oprávněným osobám Pořadatele
pouze v nezbytném rozsahu pro organizaci Eventu a související činnosti - zpracovatelům a dodavatelům
registrační systémy, e-mailing, online platformy, IT infrastruktura, foto/video služby, bezpečnostní služby
se zpracovateli jsou uzavřeny odpovídající smlouvy o zpracování
9.6 Předávání mimo EU/EHP
Pokud dojde k předání osobních údajů mimo EU/EHP (např. při využití globálních cloudových služeb), Pořadatel zajistí odpovídající záruky dle GDPR (např. standardní smluvní doložky) a poskytne informace o těchto zárukách na vyžádání, pokud to právní předpisy vyžadují.
9.7 Doba uchování
Pořadatel uchovává údaje:
- registrační a organizační údaje
po dobu nezbytnou k realizaci Eventu a typicky až 12 měsíců po skončení Eventu pro vyřízení dotazů, incidentů a vyhodnocení, není-li nutná delší doba - účetní a právní doklady
po dobu stanovenou právními předpisy - marketingová komunikace
po dobu trvání souhlasu nebo do uplatnění námitky/odhlášení, dle použitelného právního základu - záznamy (foto/video)
po dobu přiměřenou účelu dokumentace a propagace, typicky do 5 let, není-li odůvodněna delší doba (např. pro archivaci významných firemních událostí)
9.8 Práva subjektů údajů
Účastník má právo:
- na přístup k osobním údajům
- na opravu nepřesných údajů
- na výmaz, jsou-li splněny podmínky GDPR
- na omezení zpracování
- na přenositelnost, pokud se uplatní
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu
- odvolat souhlas, pokud je zpracování na souhlasu založeno
- podat stížnost u dozorového úřadu
Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
Uplatnění práv lze provést prostřednictvím kontaktů uvedených v čl. 1.
9.9 Zabezpečení
Pořadatel přijímá přiměřená technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů s ohledem na rizika, povahu zpracování a dostupné technologie.
10. Závěrečná ustanovení
Pokud je některé ustanovení neplatné nebo nevymahatelné, nemá to vliv na platnost ostatních ustanovení. Neplatné ustanovení bude nahrazeno ustanovením, které je svým smyslem a účelem nejbližší.